Guide de référence
Tout ce qu’un professionnel de santé doit savoir avant d’externaliser son accueil téléphonique : fonctionnement, coûts, critères de choix, compatibilité agenda et retour d’experience terrain.
2003
Année de création
100+
Professionnels de santé
30 euros
TTC/mois, sans engagement
48h
Mise en place
Un télésecrétariat médical est un service professionnel d'accueil téléphonique à distance, conçu pour les cabinets médicaux et les professionnels de santé en exercice libéral. Des secrétaires médicales qualifiées prennent en charge les appels de vos patients depuis un plateau dédié, exactement comme une secrétaire sur place.
Le principe est simple : vous transférez votre ligne de cabinet vers le numéro du télésecrétariat. Vos patients composent votre numéro habituel et sont accueillis par une secrétaire qui connaît votre spécialité, vos consignes et votre agenda.
Contrairement à un centre d'appels généraliste, un télésecrétariat médical est exclusivement spécialisé dans le secteur de la santé. Les secrétaires maîtrisent le vocabulaire médical, comprennent les spécificités de chaque spécialité et savent identifier une situation d'urgence.
Le parcours d’un appel patient, de la sonnerie à la transmission du message.
Vous activez un renvoi d’appel depuis votre ligne fixe de cabinet. Vos patients composent votre numéro habituel. Le transfert peut être permanent ou programmé sur certaines plages horaires.
La secrétaire décroche au nom de votre cabinet. Elle dispose de vos consignes détaillées : quels rendez-vous prendre, quels motifs refuser, comment gérer les urgences.
La secrétaire accède à votre agenda en ligne (Doctolib, Maiia, Callibri) avec un compte dédié. Elle prend, déplace et annule des rendez-vous en temps réel.
Vous définissez votre protocole d’urgence. La secrétaire l’applique à chaque appel : transfert immédiat, message prioritaire, ou orientation vers le 15.
Les messages sont transmis en temps réel par le canal de votre choix : message dans l’agenda, email, SMS ou dans le logiciel de gestion du cabinet.
Les éléments concrets pour comparer les deux options.
Cout mensuel
Secrétaire salariée
2 500 a 3 500 eurosTélésecrétariat
Dès 30 euros/moisCouverture horaire
Secrétaire salariée
35h/semaineTélésecrétariat
Lun-ven 8h-19h + samedi 8h-12hAbsences / conges
Secrétaire salariée
Remplacement à organiserTélésecrétariat
Continuite automatiquePics d'appels
Secrétaire salariée
1 appel à la foisTélésecrétariat
Équipe mutualiseeMise en place
Secrétaire salariée
1 a 3 mois (recrutement)Télésecrétariat
48 heuresEngagement
Secrétaire salariée
CDI + préavis + indemnitésTélésecrétariat
Sans engagementDéductible BNC
Secrétaire salariée
Télésecrétariat
Accueil physique
Secrétaire salariée
Télésecrétariat
Exigez un prestataire exclusivement dédié a la santé, avec des secrétaires formées au vocabulaire médical et au tri des urgences. Un centre d'appels généraliste ne connaît pas les contraintes d'un cabinet.
Vérifiez que le prestataire peut gérer les rendez-vous en temps réel sur votre agenda en ligne (Doctolib, Maiia, Callibri), pas seulement prendre des messages.
Comparez les plages horaires. Le samedi matin est souvent un critère différenciant. Phone-Help couvre du lundi au vendredi 8h-19h et le samedi 8h-12h.
Méfiez-vous des contrats avec engagement de 12 ou 24 mois. Les meilleurs prestataires fonctionnent sans engagement de durée, avec résiliation possible à tout moment.
Le prestataire doit prouvér sa conformité : engagements de confidentialité signes, hébergement des données en France, procédures en cas de violation.
Un prestataire en activité depuis plus de 10 ans a prouvé la viabilité de son modele. Phone-Help accompagne des professionnels de santé depuis 2003.
La compatibilité avec votre agenda en ligne est le critère technique le plus important. Votre télésecrétariat doit accéder à votre agenda en temps réel pour prendre, modifier et annuler des rendez-vous pendant l'appel du patient.
Doctolib
Compte secrétariat dédié. Prise de RDV en temps réel. Pas d'accès au dossier médical.
Maiia
Acces secrétariat similaire. Planning, RDV et taches. Repandu chez généralistes et paramédicaux.
Callibri
Téléphonie intégrée. Info patient en temps réel. Scripts personnalisés par cabinet.
Également compatible : illiDOC, Weda, DrSante, AxiSante, HelloDoc et tout agenda avec acces multi-utilisateur.
Le télésecrétariat médical s'adresse a tous les professionnels de santé en exercice libéral. Les profils les plus fréquents :
Médecins généralistes
Premier utilisateur en volume. Cabinet solo ou cabinet de groupe.
Specialistes
Cardiologues, dermatologues, gynecologues, ophtalmologues, ORL, pneumologues, psychiatres, rhumatologues, urologues.
Dentistes et orthodontistes
Gestion des urgences dentaires et plannings complexes.
Paramédicaux
Kinésithérapeutes, infirmiers libéraux, orthophonistes, sages-femmes, ostéopathes, podologues.
Structures
Cabinets de groupe, maisons de santé pluriprofessionnelles (MSP), centres de santé, EHPAD.
Médecins remplaçants
Solution temporaire sans engagement, activable et désactivable en quelques secondes.
Devis personnalisé sous 24 h. À partir de 30 € TTC/mois.
Contrat sans engagement · Lun-ven 8 h-19 h, sam 8 h-12 h
