Questions fréquentes
Tout ce que vous devez savoir sur le télésecrétariat médical Phone-Help. Si votre question n’apparaît pas ici, contactez-nous directement.
Fonctionnement général
Comment fonctionne le télésecrétariat médical Phone-Help ?
Vous transférez votre ligne fixe de cabinet vers Phone-Help. Une secrétaire médicale décroche au nom de votre cabinet, gère les appels selon vos consignes et prend les rendez-vous directement dans votre agenda (Doctolib, Maiia ou autre). Vous recevez vos messages en temps réel.
Qui répond aux appels de mes patients ?
Des secrétaires médicales formées au vocabulaire et aux pratiques médicales, 100 % humaines, jamais de robot ni d'intelligence artificielle. Deux secrétaires référentes connaissent votre cabinet, et le reste de l'équipe prend le relais avec la même fiche de consignes.
Quels sont vos horaires ?
Du lundi au vendredi de 8 h à 19 h, et le samedi de 8 h à 12 h.
Et en dehors de ces horaires ?
Vos patients entendent une annonce au nom de votre cabinet, qui leur indique les horaires et le 15 en cas d'urgence.
Puis-je garder mon numéro de téléphone actuel ?
Oui. Le transfert d'appels se fait depuis votre ligne fixe existante. Vos patients continuent d'appeler le même numéro. Le changement est totalement transparent pour eux.
Mes patients savent-ils que c'est un télésecrétariat ?
La secrétaire répond au nom de votre cabinet, avec votre message d'accueil personnalisé. La plupart des patients ne font pas la différence avec une secrétaire sur place.
Tarifs et engagement
Combien coûte le télésecrétariat médical ?
À partir de 30 € TTC/mois, ajusté au volume d'appels réel de votre cabinet. Pas de forfait surdimensionné ni de frais cachés. Déductible intégralement en charges BNC pour les professions libérales.
Y a-t-il un engagement de durée ?
Non. Phone-Help fonctionne sans engagement et sans durée minimale. Vous pouvez arrêter à tout moment, avec un mois de préavis, sans frais de résiliation ni pénalité.
Le télésecrétariat est-il déductible fiscalement ?
Oui. En tant que charge d'exploitation, le télésecrétariat est intégralement déductible des revenus BNC pour les professions libérales. Votre expert-comptable peut le confirmer.
Mise en place
Combien de temps pour mettre en place le service ?
La mise en place prend généralement 24 à 48 heures. Nous recueillons vos consignes, configurons votre fiche cabinet et activons le transfert d'appels. Vous pouvez commencer dès le lendemain.
Comment transmettre mes consignes ?
Par téléphone, email ou visioconférence. Nous établissons ensemble votre fiche de consignes : horaires, types de rendez-vous, durées, protocole d'urgence, messages types. La fiche est modifiable à tout moment.
Puis-je arrêter si cela ne me convient pas ?
Oui. Le service est sans engagement de durée : il démarre en conditions réelles sous 24 à 48 heures, et vous l’arrêtez quand vous voulez, avec un mois de préavis et sans pénalité.
Agenda et compatibilité
Le télésecrétariat est-il compatible avec Doctolib ?
Oui. Nos secrétaires accèdent à votre agenda Doctolib Pro et prennent les rendez-vous directement. Le patient reçoit sa confirmation Doctolib comme d'habitude.
Et avec Maiia, Callibri ou un autre agenda ?
Oui. Phone-Help est compatible avec les principaux agendas médicaux en ligne : Doctolib, Maiia, Callibri et d'autres. Si vous n'avez pas d'agenda en ligne, nous pouvons également travailler avec un agenda papier ou un tableur partagé.
La secrétaire peut-elle gérer plusieurs agendas ?
Oui. Pour les cabinets de groupe, chaque praticien conserve son propre agenda avec ses propres consignes. La secrétaire identifie le praticien demandé et applique les règles correspondantes.
Sécurité et confidentialité
Les données de mes patients sont-elles protégées ?
Oui. Phone-Help respecte le RGPD et les obligations de confidentialité liées aux données de santé. Les secrétaires sont soumises au secret professionnel. Les données de vos patients sont hébergées en France.
Le télésecrétariat est-il conforme au secret médical ?
Oui. Nos secrétaires sont formées aux obligations de confidentialité. Elles ne communiquent jamais d'information médicale et orientent les demandes sensibles directement vers le praticien.
L'Ordre des médecins autorise-t-il le télésecrétariat ?
Oui. L'externalisation du secrétariat téléphonique est une pratique courante et acceptée par l'Ordre, à condition que la confidentialité des données patients soit assurée, ce qui est notre engagement fondamental.