Départ de votre secrétaire médicale : assurer la continuité de votre accueil téléphonique
Arrêt maladie, congé maternité, démission ou départ en retraite - quelle que soit la raison, votre cabinet ne peut pas rester sans accueil téléphonique. Phone-Help Medical met en place une secrétaire dédiée sous 48 heures.
Les situations qui laissent votre cabinet sans secrétaire
Arrêt maladie ou accident
Votre secrétaire est en arrêt depuis ce matin. Les patients appellent, personne ne décroche. Chaque appel sans réponse est un rendez-vous perdu et un patient qui consulte ailleurs.
La durée est incertaine : quelques jours, plusieurs semaines, parfois des mois. Vous ne pouvez pas lancer un recrutement pour une absence dont vous ignorez le terme.
Phone-Help Medical est opérationnel sous 48 heures, le temps de recueillir vos consignes. Interruption possible dès le retour de votre secrétaire.
Congé maternité ou congé parental
Quatre à six mois d'absence, parfois davantage avec le congé parental. Trop court pour justifier une embauche en CDI, trop long pour fonctionner sans accueil téléphonique.
Un CDD de remplacement prend deux à six semaines à mettre en place (publication d'annonce, entretiens, DPAE, formation). Et la personne recrutée ne connaît ni votre patientèle ni votre logiciel d'agenda.
Notre service s'adapte exactement à la durée du congé. Sans engagement, sans préavis ni pénalité à l'interruption.
Démission
Votre secrétaire a posé sa démission. Le préavis est en cours, parfois raccourci. Vous devez simultanément gérer la transition, assurer les consultations et trouver une solution de remplacement.
Le recrutement d'une secrétaire médicale qualifiée prend en moyenne trois à huit semaines. Pendant ce temps, les appels s'accumulent et les patients s'impatientent.
Phone-Help Medical couvre la période de transition. Et si vous décidez de ne pas réembaucher, le service devient votre solution permanente.
Départ en retraite
Votre secrétaire part en retraite après des années de service. Elle connaît votre patientèle, vos habitudes, vos exigences. La remplacer à l'identique prend du temps.
C'est souvent le moment où les médecins réévaluent la pertinence d'un poste salarié : charges patronales (environ 45 %), congés payés, arrêts maladie, formation, remplacement pendant les vacances.
L'externalisation supprime ces contraintes. Une équipe mutualisée assure la continuité, y compris pendant vos propres congés.
Secrétaire à mi-temps : les appels de l'autre moitié
Votre secrétaire travaille le matin, mais les patients appellent aussi l'après-midi. Ou elle est présente trois jours sur cinq, et les deux jours restants personne ne répond.
Recruter une deuxième personne pour compléter le poste représente un coût disproportionné et une complexité administrative supplémentaire.
Phone-Help Medical prend le relais sur les plages non couvertes. Votre secrétaire garde son poste, vos patients ont un accueil permanent.
Comparatif : vos options pour remplacer une secrétaire médicale
Trois solutions existent. Le choix dépend de votre situation, de la durée de l'absence et de vos contraintes budgétaires.
| Critère | CDD de remplacement | Intérim | Phone-Help Medical |
|---|---|---|---|
| Délai de mise en place | 2 à 6 semaines | 1 à 2 semaines | Sous 48 heures |
| Coût mensuel indicatif | 2 500 à 3 200 euros brut chargé | 3 000 à 4 000 euros (commission agence) | Dès 30 € TTC/mois |
| Charges patronales | Oui (environ 45 %) | Incluses dans le tarif agence | Aucune |
| Démarches administratives | DPAE, contrat, médecine du travail | Simplifiées (agence gère) | Aucune |
| Formation vocabulaire médical | À votre charge | Variable selon profil | Incluse (équipe spécialisée) |
| Continuité congés / maladie | Nouveau remplacement à prévoir | Nouveau profil à demander | Assurée (équipe mutualisée) |
| Engagement | Durée du contrat | Durée de mission | Sans engagement |
Comment fonctionne la mise en place
1. Prise de contact et recueil des consignes
Vous nous transmettez vos consignes : horaires de consultation, logiciel d'agenda utilisé (Doctolib, Maiia ou autre), protocole pour les urgences, spécificités de votre patientèle.
2. Configuration et formation sous 48 heures
Nous formons une secrétaire dédiée à votre cabinet. Elle connaît vos consignes, votre agenda, vos habitudes. Le transfert d'appels s'active en quelques minutes auprès de votre opérateur téléphonique.
3. Votre accueil téléphonique est assuré
Vos patients sont accueillis par une secrétaire formée au vocabulaire médical. Vous recevez vos messages en temps réel. Ajustements possibles à tout moment selon l'évolution de votre situation.
Ce qui change pour vos patients
Du point de vue de vos patients, la transition est transparente. Une secrétaire formée au vocabulaire médical répond à votre numéro habituel, avec vos consignes.
Ce que vos patients retrouvent
Un accueil humain et professionnel, la prise de rendez-vous sur leur créneau, le traitement des urgences selon vos consignes, et des messages transmis en temps réel.
Ce qui ne change pas
Votre numéro de téléphone reste le même. Votre logiciel d'agenda (Doctolib, Maiia ou autre) reste le même. Vos horaires de consultation restent les mêmes.
2003
Année de création
100+
Professionnels de santé
48h
Délai de mise en place
0
Engagement de durée