Comment choisir un télésecrétariat médical
Plusieurs dizaines de prestataires existent sur le marché. Tous ne se valent pas. Voici les critères concrets pour faire le bon choix, sans mauvaise surprise.
Les 6 critères à vérifier avant de signer
Formation au vocabulaire médical
La secrétaire doit distinguer une consultation d'urgence d'un renouvellement d'ordonnance. Elle doit savoir orthographier les noms de médicaments courants et comprendre les spécificités de votre spécialité. Demandez comment les secrétaires sont formées et si la formation est continue.
Compatibilité avec votre agenda
Doctolib, Maiia, Callibri, agenda papier : le prestataire doit s'adapter à vos outils, pas l'inverse. Vérifiez que la secrétaire accède à votre planning en temps réel et sait créer, modifier ou annuler des rendez-vous selon vos consignes.
Plages horaires de couverture
Votre cabinet est ouvert de 8h à 19h ? Vérifiez que le prestataire couvre ces horaires, y compris la pause déjeuner. Certains télésecrétariats limitent la couverture aux heures de bureau classiques (9h-17h), ce qui laisse des plages sans réponse.
Gestion des urgences et tri des appels
Le prestataire doit proposer un protocole de tri : quels appels sont transférés immédiatement, quels messages sont envoyés par SMS, quels motifs peuvent attendre. Ce protocole doit être défini avec vous et modifiable à tout moment.
Transparence tarifaire
Forfait mensuel, facturation à l'appel, frais de mise en service : exigez un devis détaillé. Méfiez-vous des tarifs d'appel qui incluent des frais cachés (supplément week-end, surcoût par minute au-delà d'un seuil). Privilégiez un forfait prévisible, adapté à votre volume d'appels.
Engagement et conditions de sortie
Un prestataire sérieux n'a pas besoin de vous enfermer dans un contrat de 12 ou 24 mois. Vérifiez la durée d'engagement, le préavis de résiliation et la facilité de retour en arrière. Si le service est bon, vous resterez de vous-même.
Les questions à poser lors du premier contact
- →« Vos secrétaires ont-elles une formation spécifique au secteur médical ? »
- →« Combien de clients chaque secrétaire gère-t-elle simultanément ? »
- →« Comment gérez-vous les appels urgents en dehors des heures d'ouverture ? »
- →« Quel est le délai de mise en place ? »
- →« Puis-je modifier mes consignes à tout moment ? »
- →« Quelle est votre politique en matière de RGPD et de confidentialité ? »
- →« Y a-t-il un engagement de durée minimum ? »