Question 1

Combien de temps faut-il pour transmettre ses consignes ?

Accepted Answer

Environ 15 à 30 minutes lors du premier échange. Vous décrivez vos types de rendez-vous, vos plages horaires, vos règles d'urgence. Phone-Help formalise le tout dans une fiche structurée que vous validez avant la mise en service.

Question 2

Puis-je modifier mes consignes après la mise en place ?

Accepted Answer

Oui, à tout moment. Un simple appel ou un e-mail suffit. Les ajustements sont appliqués sous 24 heures. C'est normal d'affiner les consignes pendant les premières semaines. La fiche évolue avec votre pratique.

Question 3

Comment gérer les cas particuliers que la secrétaire ne connaît pas ?

Accepted Answer

Pour toute situation non prévue dans les consignes, la secrétaire prend un message détaillé et vous le transmet par le canal que vous avez choisi (SMS, e-mail, message dans l'agenda). Vous décidez ensuite si cette situation doit être ajoutée aux consignes.

Question 4

La secrétaire connaît-elle ma spécialité médicale ?

Accepted Answer

Les secrétaires Phone-Help sont formées au vocabulaire médical et gèrent plusieurs cabinets de différentes spécialités depuis plus de 20 ans. Votre fiche détaille les spécificités de votre exercice pour un traitement adapté des appels.

Question 5

Que se passe-t-il si je change de logiciel d'agenda ?

Accepted Answer

Vous prévenez Phone-Help. La fiche est mise à jour avec les nouveaux accès et les nouvelles procédures. Comptez 24 à 48 heures pour la transition. Le service continue normalement pendant ce temps via prise de messages.

Former le télésecrétariat à vos consignes de cabinet

Ce que contient votre fiche de consignes

Pour aller plus loin

Gérer les urgences et le tri des appels

Tester sans engagement

Configurer Doctolib avec le télésecrétariat

Prévenir ses patients du changement

Vos consignes, votre protocole, votre manière de travailler. La secrétaire s’adapte à votre cabinet.