Votre cabinet perd des appels chaque jour
Entre 20 et 40 % des appels entrants n’aboutissent pas dans un cabinet médical occupé. Chaque appel manqué est un rendez-vous non pris, un patient orienté ailleurs, un avis négatif potentiel. Phone-Help prend le relais en débordement, sous 48 heures.
Pourquoi votre cabinet perd des appels
Ligne saturée - votre secrétaire est déjà en ligne
Un patient appelle pendant que votre secrétaire gère un autre appel. Sans deuxième ligne, l'appel sonne dans le vide ou tombe sur un répondeur. Le patient rappellera, ou ira consulter un confrère équipé de la prise de rendez-vous en ligne.
En débordement, Phone-Help décroche automatiquement dès que votre ligne est occupée.
Volume croissant - le cabinet s'agrandit
L'arrivée d'un associé ou l'ouverture de nouveaux créneaux multiplie les appels. Recruter une deuxième secrétaire représente un coût fixe de 2 500 € à 3 000 € par mois, charges comprises. Le débordement externalisé absorbe le surplus sans embauche supplémentaire.
Solution modulable : vous ne payez que les appels effectivement traités.
Heures de pointe - pause déjeuner, matin, lundi
Les appels se concentrent entre 8 h et 10 h, autour de la pause déjeuner et le lundi matin. Votre secrétaire ne peut pas absorber ces pics seule. Le transfert peut être activé uniquement à ces créneaux critiques.
Transfert activable à la demande, aux horaires de votre choix.
Ce que coûtent les appels manqués à votre cabinet
20-40 %
d’appels perdus en moyenne dans un cabinet occupé
5-15
rendez-vous non pris par semaine
72 %
des patients ne rappellent pas après un appel sans réponse
Comment mettre en place le débordement téléphonique
1. Diagnostic de vos appels manqués
Nous analysons votre volume d’appels, vos horaires de consultation et les moments de surcharge. Vous nous transmettez vos consignes : agenda, logiciel utilisé (Doctolib, Maiia), spécificités de votre patientèle.
2. Configuration du transfert en débordement
Nous formons une secrétaire dédiée à votre cabinet. Le transfert d’appels s’active en quelques minutes auprès de votre opérateur téléphonique, en mode débordement ou transfert total.
3. Prise en charge immédiate des appels
Vos patients sont accueillis par une secrétaire formée au vocabulaire médical, au nom de votre cabinet. Elle prend les rendez-vous directement dans votre agenda. Vous recevez les messages en temps réel.
Débordement ou externalisation complète : quelle formule choisir
Débordement
Votre secrétaire reste en première ligne. Phone-Help intervient uniquement lorsque la ligne est occupée ou aux heures que vous définissez.
Adapté aux cabinets avec secrétaire en poste, confrontés à des pics ponctuels.
Externalisation complète
Phone-Help gère l'intégralité de votre accueil téléphonique. Tous les appels sont traités par notre équipe, avec vos consignes.
Adapté aux cabinets sans secrétaire, ou en remplacement d'un poste vacant.