Épidémie de grippe : votre standard ne suit plus
Chaque hiver, c’est le même scénario. Le téléphone sonne sans arrêt, la salle d’attente déborde, et votre secrétaire ne peut pas décrocher, prendre les rendez-vous et accueillir les patients simultanément.
Ce qui se passe quand l’épidémie arrive
Le volume d’appels explose
En période de grippe ou de gastro, le volume d’appels peut doubler voire tripler en quelques jours. Demandes de rendez-vous urgents, renouvellements d’ordonnances, questions sur les symptômes : tout arrive en même temps.
Les patients n’arrivent plus à joindre le cabinet
Ligne occupée, messagerie pleine, rappels jamais effectués. Les patients les plus fragiles - personnes âgées, nourrissons, patients chroniques - sont ceux qui souffrent le plus de cette inaccessibilité.
Votre secrétaire est elle-même malade
L’ironie des épidémies : votre secrétaire, exposée aux patients toute la journée, tombe malade au pire moment. Pas de remplacement disponible en 24 heures. Le standard reste muet.
Le tri des urgences devient impossible
Quand tout le monde appelle en même temps, distinguer le rhume banal de la détresse respiratoire demande du temps et du calme. Deux ressources dont votre accueil ne dispose plus.
Vous consultez au lieu de gérer le téléphone
En période d’épidémie, chaque minute de consultation compte. Vous ne pouvez pas vous permettre d’interrompre un examen pour répondre au téléphone. Ni de culpabiliser de ne pas le faire.
Pourquoi un service externalisé résiste mieux aux pics
| Critère | Secrétaire sur place | Répondeur / messagerie | Phone-Help Medical |
|---|---|---|---|
| Capacité d’absorption | 1 appel à la fois | Messages non lus | Équipe mutualisée |
| Disponibilité épidémie | Risque maladie | 24h/24 mais sans humain | Continuité garantie |
| Tri des urgences | Débordée, tri approximatif | Aucun tri possible | Protocole médecin appliqué |
| Coût en période de pic | Identique (salaire fixe) | Gratuit mais inefficace | Forfait stable + unités |
| Délai d’activation | Déjà en place | Instantané | Protocole activable immédiatement |
Comment nous gérons vos pics d’appels
1. Définition du protocole épidémie
Nous établissons avec vous un protocole spécifique pour les périodes de forte affluence : tri des urgences, messages types, gestion des créneaux saturés. Ce protocole est activable à la demande.
2. Activation et montée en charge
Dès que le volume augmente, nos équipes appliquent le protocole épidémie. La répartition mutualisée absorbe naturellement la hausse sans délai d’attente excessif pour vos patients.
3. Retour à la normale
En fin d’épisode épidémique, retour aux consignes habituelles. Le protocole épidémie reste enregistré pour la saison suivante.
Ce que vos patients constatent
Pendant l’épidémie
- Quelqu’un décroche même aux heures de pointe
- Les urgences sont identifiées et transmises rapidement
- Les rendez-vous sont pris sans attente excessive
- Les patients fragiles sont orientés en priorité
- Aucun appel ne reste sans réponse
Pour vous, praticien
- Vous consultez sans interruption téléphonique
- Les urgences vous sont signalées selon vos critères
- Votre agenda se remplit sans votre intervention
- Pas de culpabilité face aux appels manqués
- Votre image professionnelle reste intacte
2003
Année de création
100+
Professionnels de santé
x3
Pics absorbés
0
Surcharge saisonnière