Accueil téléphonique médical
Une secrétaire répond à vos patients pendant que vous consultez. Depuis 2003.
Ce que couvre l’accueil téléphonique d’un cabinet
Décrocher et identifier
La secrétaire répond avec l’annonce de votre cabinet, identifie le patient et le motif de son appel.
Fixer les rendez-vous
Les créneaux sont posés directement dans votre agenda, selon vos règles : durées, motifs acceptés, praticien concerné.
Transmettre les messages
Renouvellements, résultats, appels de confrères ou de laboratoires : chaque message vous parvient qualifié, par le canal que vous avez choisi.
Orienter les urgences
Les situations urgentes suivent le protocole que vous avez défini : transfert, appel direct ou orientation vers la régulation.
Quatre façons d’assurer l’accueil téléphonique
Un cabinet n’a pas trente-six options. Voici ce que chacune implique réellement.
Le praticien ou l’équipe décroche
Aucun coût direct, mais la consultation est interrompue et les appels reçus pendant les soins restent sans réponse. C’est la première cause d’appels manqués en cabinet.
Une secrétaire sur place
La meilleure qualité d’accueil, mais un coût employeur complet et une ligne découverte dès qu’elle est en congés, en arrêt ou en pause déjeuner.
Un répondeur ou un serveur vocal
Peu coûteux, mais aucun rendez-vous n’est pris et une partie des patients raccroche sans laisser de message. Le patient âgé ou pressé rappelle rarement.
Un accueil téléphonique externalisé
Une secrétaire formée prend les appels sans être physiquement au cabinet, applique vos consignes et remplit votre agenda. Le coût suit le volume réel d’appels et la ligne reste couverte sur toute la plage d’ouverture. C’est ce que fait Phone-Help depuis 2003.
La mise en place, en trois étapes
- 1.
Votre fiche d’instructions. Nous recensons ensemble l’annonce souhaitée, les praticiens, les motifs de rendez-vous, les durées, les règles d’urgence et les personnes à joindre.
- 2.
L’accès à votre agenda. Vos secrétaires sont habilitées sur votre agenda en ligne, ou nous travaillons sur l’agenda que nous mettons à votre disposition.
- 3.
Le transfert de ligne. Vous renvoyez votre ligne vers le numéro qui vous est attribué, en permanence ou seulement quand vous le décidez. Le retour en arrière prend quelques secondes.
Questions fréquentes
Pour aller plus loin
- Le télésecrétariat médical partout en France - le service complet, ville par ville.
- Une secrétaire humaine, jamais un robot - pourquoi nous refusons les serveurs vocaux.
- Permanence téléphonique ou répondeur - ce que coûte réellement un message non laissé.
- Les tarifs - à partir de 30 € TTC par mois, sans engagement.
- Demander un devis - réponse sous 24 heures.
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Contrat sans engagement · Lun-ven 8 h-19 h, sam 8 h-12 h