Doctolib et télésecrétariat : comment ça marche
Vous utilisez Doctolib et vous souhaitez externaliser votre accueil téléphonique sans changer vos habitudes. Ce guide détaille chaque étape : prérequis, configuration, fonctionnement au quotidien, périmètre d'accès.
Prérequis avant de commencer
Trois conditions simples. Si vous avez déjà un compte Doctolib Pro actif, vous remplissez probablement les trois.
Compte Doctolib Pro actif
N'importe quelle offre Doctolib Pro. La fonctionnalité accès secrétaire est incluse, pas d'option supplémentaire à souscrire.
Agenda en ligne paramétré
Vos motifs de consultation, durées de rendez-vous et plages horaires doivent être configurés dans Doctolib. C'est généralement déjà le cas.
Ligne téléphonique transférable
Votre opérateur téléphonique doit permettre le transfert d'appels. C'est le cas de tous les opérateurs professionnels en France.
Mise en place étape par étape
De la création de l'accès à la mise en service, comptez 48 heures. Votre intervention se limite aux étapes 1, 2 et 3.
Connectez-vous à Doctolib Pro
2 minutesAccédez à votre espace professionnel Doctolib. Rendez-vous dans les paramètres de votre compte, section « Équipe » ou « Accès secrétaire » selon votre interface.
Créez un accès secrétaire
3 minutesAjoutez un nouveau profil secrétaire avec les identifiants que Phone-Help Medical vous communiquera. Définissez les droits : consultation agenda, pose de rendez-vous, modification, annulation.
Transmettez vos consignes
15 minutesRemplissez notre fiche de consignes : motifs de consultation, durées par type de rendez-vous, règles de priorité, messages types pour les urgences, coordonnées de transmission.
Paramétrage Phone-Help
24-48 heuresNotre équipe configure votre profil : import des consignes, test de connexion à votre agenda, simulation de prise de rendez-vous. Nous vous envoyons un compte rendu de validation.
Transfert de ligne et démarrage
ImmédiatVous activez le transfert d’appels vers notre numéro dédié. Les appels arrivent chez nos secrétaires qui gèrent votre agenda Doctolib en direct.
Fonctionnement au quotidien
Ce qui se passe concrètement quand un patient appelle votre cabinet et que Phone-Help Medical gère l'appel.
Appel entrant
Appel entrant
Un patient appelle votre numéro de cabinet. L’appel est transféré vers Phone-Help Medical.
Accueil personnalisé
Accueil personnalisé
Notre secrétaire décroche avec votre message d’accueil : « Cabinet du Dr [Nom], bonjour ». Le patient ne perçoit aucune différence.
Qualification du besoin
Qualification du besoin
La secrétaire identifie la demande : prise de rendez-vous, modification, annulation, message urgent, demande de renouvellement, résultat de laboratoire.
Action dans Doctolib
Action dans Doctolib
Pour un rendez-vous : la secrétaire ouvre votre agenda Doctolib, identifie le créneau adapté au motif, pose le rendez-vous. Le patient reçoit la confirmation Doctolib automatique.
Transmission si nécessaire
Transmission si nécessaire
Pour les messages urgents ou les demandes hors prise de rendez-vous, la secrétaire transmet selon vos consignes : SMS, e-mail, message Doctolib.
Périmètre d'accès : ce que voit (et ne voit pas) le télésecrétariat
L'accès secrétaire Doctolib est natif et restreint. Aucun logiciel tiers, aucune API custom. Vos données restent dans Doctolib.
Accessible
- Consulter les créneaux disponibles
- Poser un rendez-vous
- Modifier un rendez-vous existant
- Annuler un rendez-vous
- Voir les coordonnées patient (pour la prise de RDV)
- Consulter les motifs de consultation paramétrés
Non accessible
- Dossier médical du patient
- Comptes rendus et courriers
- Ordonnances et prescriptions
- Facturation et paiements
- Paramètres de votre abonnement Doctolib
- Données de santé protégées
Questions fréquentes
Aller plus loin
Consultez la page de compatibilité Doctolib pour un aperçu synthétique, ou explorez nos guides pour d'autres agendas médicaux.