Télésecrétariat compatible Doctolib : comment ça marche concrètement ?

Doctolib : l’agenda incontournable des médecins libéraux

Avec plus de 80 millions de patients inscrits et une position dominante dans les cabinets libéraux, Doctolib est devenu l’outil central de la prise de rendez-vous médicaux en France. Les patients s’attendent à trouver leur médecin sur Doctolib, et les praticiens y gèrent l’intégralité de leur planning.

Pour un télésecrétariat médical, la compatibilité avec Doctolib n’est pas un bonus - c’est une nécessité. Sans accès direct à l’agenda, la secrétaire ne peut pas poser de rendez-vous en temps réel, ce qui génère des doubles réservations, des erreurs et une perte de confiance du praticien.

Le fonctionnement concret, étape par étape

1. Création de l’accès secrétaire

Depuis votre interface Doctolib (Paramètres > Accès et sécurité > Ajouter un utilisateur), vous créez un compte secrétaire avec un identifiant et un mot de passe dédiés. Ce compte donne accès à l’agenda sans toucher à vos paramètres médicaux. L’opération prend 2 minutes. Phone-Help vous guide si besoin.

2. Transmission des consignes

Vous transmettez vos consignes : motifs de consultation, durées de rendez-vous par motif, protocole pour les urgences, instructions particulières (patients réguliers, remplaçants, périodes de congé). Chez Phone-Help, ces consignes sont enregistrées dans le dossier du cabinet et accessibles à toutes les secrétaires affectées.

3. Activation du transfert d’appels

Vous activez le renvoi d’appels sur votre ligne fixe vers le numéro Phone-Help attribué à votre cabinet. Le transfert peut être permanent, sur non-réponse (3 sonneries) ou sur occupation. Les patients appellent votre numéro habituel - ils ne perçoivent aucun changement.

4. La secrétaire prend l’appel

La secrétaire décroche au nom de votre cabinet, identifie le besoin du patient, ouvre Doctolib et pose le rendez-vous sur le créneau adapté. Si le patient souhaite annuler ou reporter, elle le fait directement dans Doctolib. Pour une urgence, elle suit votre protocole (transfert au médecin, orientation vers le 15, message prioritaire).

Ce que la secrétaire gère sur Doctolib

Prise de rendez-vous - La secrétaire identifie le motif de consultation, vérifie les créneaux disponibles et pose le rendez-vous. Elle respecte vos durées par motif (15 min consultation, 30 min bilan, etc.) et vos plages dédiées si vous en avez configurées.

Annulations et reports - Le patient appelle pour annuler ? La secrétaire retrouve son rendez-vous, l’annule dans Doctolib et propose un nouveau créneau. Le créneau libéré redevient disponible immédiatement pour d’autres patients, y compris en ligne.

Gestion des urgences - Selon votre protocole, la secrétaire distingue les demandes urgentes des demandes courantes. Elle peut transférer l’appel directement au praticien, orienter vers le 15 ou le médecin de garde, ou créer un message prioritaire visible dans votre interface.

Filtrage et orientation - Demandes de renouvellement d’ordonnance, résultats de laboratoire, questions administratives : la secrétaire filtre les appels non médicaux et les traite selon vos consignes, sans encombrer votre planning de consultations inutiles.

Et si vous n’êtes pas sur Doctolib ?

Doctolib domine le marché, mais ce n’est pas le seul agenda médical en ligne. Phone-Help est compatible avec 5 partenaires agenda : Doctolib, Maiia, Callibri, Agenda.Direct et illiDOC. Le fonctionnement est identique : la secrétaire accède directement à votre agenda, quel qu’il soit.

Pour les cabinets qui utilisent des logiciels métier intégrés (Crossway, HyperMed, Weda, AxiSanté, HelloDoc, DrSanté), Phone-Help s’adapte également. Au total, ce sont plus de 20 intégrations disponibles, couvrant la quasi-totalité des configurations rencontrées en cabinet libéral.

Pour les cabinets sans agenda en ligne, la secrétaire peut gérer les rendez-vous via un agenda partagé (Google Agenda) ou simplement prendre les messages et les transmettre par email ou SMS au praticien.

Questions fréquentes