Maiia et télésecrétariat : comment ça marche concrètement
Vous utilisez Maiia (Cegedim) pour votre agenda médical et vous souhaitez externaliser votre accueil téléphonique. Ce guide détaille chaque étape : prérequis, configuration, synchronisation avec votre logiciel métier, fonctionnement au quotidien.
Maiia dans l'écosystème Cegedim
Maiia est la brique agenda du groupe Cegedim. Notre télésecrétariat intervient exclusivement dans Maiia, sans toucher à votre logiciel métier.
CrossWay
Logiciel de gestion pour généralistes et spécialistes
MLM (Médecin Libéral Manager)
Solution pour cabinets de groupe
médiclick
Gestion de cabinet paramédical
Maiia Agenda
Prise de RDV en ligne et gestion d’agenda
Accès télésecrétariatPrérequis avant de commencer
Quatre conditions à vérifier. Si vous utilisez déjà Maiia au quotidien, vous remplissez probablement les quatre.
Compte Maiia Pro actif
Abonnement Maiia avec gestion d'agenda. La création d'accès secrétaire est incluse dans la plupart des offres.
Agenda en ligne paramétré
Vos motifs de consultation, durées et plages horaires sont configurés dans Maiia. C'est généralement déjà le cas.
Synchronisation logiciel métier
Si vous utilisez CrossWay, MLM ou médiclick, vérifiez que la synchronisation avec Maiia est active pour que les RDV remontent automatiquement.
Ligne téléphonique transférable
Votre opérateur doit permettre le transfert d'appels. C'est le cas de tous les opérateurs professionnels en France.
Mise en place étape par étape
Six étapes, dont une spécifique à l'écosystème Cegedim (vérification de la synchronisation). Comptez 48 heures de la création de l'accès au démarrage.
Connectez-vous à Maiia Pro
2 minutesAccédez à votre espace professionnel Maiia. Rendez-vous dans les paramètres, section « Gestion des accès » ou « Équipe ». L’interface peut varier selon votre version Cegedim.
Créez un compte secrétaire
3 minutesAjoutez un nouveau profil avec le rôle « Secrétaire » ou « Assistant(e) ». Utilisez les identifiants que Phone-Help Medical vous communiquera. Attribuez les droits de gestion d’agenda.
Vérifiez la synchronisation agenda
5 minutesSi vous utilisez CrossWay, MLM ou médiclick, assurez-vous que la synchronisation entre votre logiciel métier et Maiia est active pour que les RDV remontent automatiquement.
Transmettez vos consignes
15 minutesRemplissez notre fiche de consignes : motifs de consultation, durées par type de rendez-vous, règles de priorité, messages types, coordonnées de transmission des urgences.
Paramétrage Phone-Help
24-48 heuresNotre équipe configure votre profil : import des consignes, test de connexion à votre agenda Maiia, simulation de prise de rendez-vous. Compte rendu de validation envoyé sous 48 heures.
Transfert de ligne et démarrage
ImmédiatVous activez le transfert d’appels vers notre numéro dédié. Les appels arrivent chez nos secrétaires qui gèrent votre agenda Maiia en direct.
Fonctionnement au quotidien
Le parcours d'un appel patient, de la sonnerie à la confirmation de rendez-vous.
Appel entrant
Appel entrant
Un patient appelle votre numéro de cabinet. L’appel est transféré automatiquement vers Phone-Help Medical.
Accueil au nom de votre cabinet
Accueil au nom de votre cabinet
Notre secrétaire décroche : « Cabinet du Dr [Nom], bonjour ». Le patient ne perçoit aucune différence avec un accueil sur place.
Identification de la demande
Identification de la demande
La secrétaire qualifie l’appel : prise de rendez-vous, modification, annulation, message pour le praticien, demande de renouvellement, résultat de laboratoire.
Action dans Maiia
Action dans Maiia
Pour un rendez-vous : la secrétaire ouvre votre agenda Maiia, sélectionne le motif de consultation et le créneau adapté. Le patient reçoit la confirmation automatique Maiia (SMS/e-mail).
Transmission des messages
Transmission des messages
Pour les urgences ou demandes hors RDV, la secrétaire transmet un message structuré selon vos consignes (SMS, e-mail, ou via votre canal préféré).
Périmètre d'accès : Maiia uniquement, pas votre logiciel métier
Nos secrétaires accèdent à Maiia (agenda). Jamais à CrossWay, MLM, médiclick ou tout autre logiciel de votre cabinet.
Accessible (Maiia)
- Consulter les créneaux disponibles
- Poser un rendez-vous dans Maiia
- Modifier ou annuler un rendez-vous
- Voir les coordonnées patient (pour la prise de RDV)
- Consulter les motifs de consultation paramétrés
- Visualiser le planning journalier
Non accessible
- Logiciel métier (CrossWay, MLM, médiclick)
- Dossier médical du patient
- Comptes rendus et courriers
- Ordonnances et prescriptions
- Facturation et comptabilité
- Données de santé protégées
Questions fréquentes
Aller plus loin
Consultez la page de compatibilité Maiia pour un aperçu synthétique, ou découvrez nos guides pour d'autres agendas médicaux.
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