Ouverture d’un deuxième cabinet : centraliser votre accueil téléphonique sans doubler vos charges
Vous développez votre activité sur un second site, ou vous exercez déjà dans plusieurs cabinets. Les appels se dispersent, les patients tombent sur des répondeurs, et recruter une secrétaire par site n’est pas viable. Phone-Help Medical centralise votre accueil téléphonique sur tous vos sites, avec des consignes différenciées par cabinet.
Les difficultés concrètes d’un exercice sur plusieurs sites
Les appels se perdent entre les deux sites
Quand vous consultez sur le site A, personne ne répond au site B. Les patients rappellent, s’impatientent, ou prennent rendez-vous ailleurs. Chaque appel manqué est une consultation perdue.
Même avec un répondeur, un patient qui a besoin d’un rendez-vous rapide ne laisse pas de message. Il appelle le concurrent le plus proche.
Phone-Help Medical répond simultanément sur les deux lignes. Aucun appel ne reste sans réponse, quel que soit le site.
Recruter une secrétaire par site : un coût disproportionné
Deux secrétaires salariées représentent 5 000 à 6 400 euros brut chargé par mois, plus les congés payés, arrêts maladie, formations et remplacements à gérer sur chaque site.
Pour un médecin qui ouvre un deuxième cabinet, la phase de démarrage ne justifie pas toujours un poste salarié à temps plein sur le nouveau site.
L’externalisation adapte le coût au volume réel d’appels. Pas de charges fixes disproportionnées pendant la montée en charge.
Des horaires différents d’un site à l’autre
Vous consultez le lundi et mardi sur le site A, du mercredi au vendredi sur le site B. Votre secrétaire doit jongler entre deux plannings, deux agendas, parfois deux logiciels.
Les erreurs d’aiguillage sont fréquentes : un patient orienté vers le mauvais site, un créneau proposé un jour où vous n’êtes pas présent.
Votre secrétaire Phone-Help Medical dispose de consignes distinctes par site. Elle sait exactement où vous êtes, chaque jour.
Les patients appellent le mauvais cabinet
Un patient du site B appelle le numéro du site A. Si personne ne sait le réorienter, il est perdu. Pire : il obtient un rendez-vous au mauvais endroit et ne s’en rend compte qu’en arrivant.
Ce problème est fréquent dans les premiers mois d’un deuxième cabinet, quand la patientèle n’a pas encore intégré la nouvelle organisation.
Votre secrétaire vérifie systématiquement le site souhaité et propose le créneau adapté. Zéro confusion pour le patient.
Collaborateurs ou remplaçants sur le second site
Vous avez un collaborateur ou un remplaçant sur le deuxième site. Il a ses propres horaires, ses propres patients, parfois son propre agenda. La secrétaire doit gérer plusieurs praticiens sur plusieurs sites.
La complexité augmente encore si les praticiens alternent entre les sites selon les semaines.
Phone-Help Medical gère les consignes par praticien et par site. Chaque médecin a ses règles, votre secrétaire les applique.
Comparatif : vos options pour gérer l’accueil de deux cabinets
Trois modèles existent. Le choix dépend du volume d’appels, de votre budget et de la complexité de votre organisation multi-sites.
| Critère | Secrétaire salariée par site | Secrétaire partagée | Phone-Help Medical |
|---|---|---|---|
| Coût mensuel indicatif | 2 500 à 3 200 € brut chargé par site | 1 500 à 2 000 € (emploi partagé) | Dès 30 € TTC/mois (basé sur volume) |
| Couverture horaire | Heures du contrat uniquement | Négociée entre employeurs | Plages définies par vous, ajustables |
| Gestion multi-sites | Physiquement sur un seul site | Alterne entre sites | Tous les sites simultanément |
| Remplacement congés/maladie | À votre charge | À négocier | Assuré (équipe mutualisée) |
| Démarches administratives | DPAE, contrat, médecine du travail par site | Convention de mise à disposition | Aucune |
| Scalabilité (3e site) | Nouveau recrutement | Nouvel accord à négocier | Nouvelles consignes, même service |
| Engagement | CDI ou CDD | Durée de convention | Sans engagement |
Comment fonctionne la mise en place multi-sites
1. Transmission des consignes par site
Vous nous communiquez les spécificités de chaque cabinet : adresse, horaires de consultation, praticiens présents, logiciel d'agenda utilisé, protocole urgences. Chaque site a sa fiche de consignes.
2. Configuration multi-sites sous 48 heures
Nous formons votre secrétaire dédiée aux deux sites. Elle connaît les différences d'horaires, de praticiens et d'agenda. Les transferts d'appels s'activent indépendamment sur chaque ligne téléphonique.
3. Accueil unifié, gestion différenciée
Vos patients sont accueillis de manière identique quel que soit le numéro appelé. En coulisses, votre secrétaire applique les consignes propres à chaque site. Vous recevez vos messages en temps réel, identifiés par cabinet.
Ce qui change pour vos patients
Du point de vue de vos patients, rien ne change. Ils appellent le numéro qu’ils connaissent. Une secrétaire décroche, les oriente vers le bon site et leur propose un créneau adapté.
Expérience patient
Un accueil humain et professionnel, la prise de rendez-vous sur le bon site, le bon créneau, avec le bon praticien. Les urgences sont traitées selon vos consignes, site par site.
Ce qui ne change pas
Chaque cabinet conserve son numéro de téléphone. Vos logiciels d’agenda restent les mêmes. Vos patients habituels ne remarquent aucune différence.
2003
Année de création
100+
Professionnels de santé
48h
Délai de mise en place
0
Engagement de durée